どんなに気が散る状況でも仕事に集中する8つの方法

ふと気がつくと午前11時。ブラウザには50ものタブが開き、返信しなくてはいけないメールは20件、未読チャットメッセージも10件……。それなのに、今朝やり遂げたことといえば…何もなし!これに似たような状況をあなたも経験したことはありませんか。

気が散って集中できない。これは現代の職場でもっとも直面されている問題です。周囲に気を散らすものが多いのは仕方がない部分もありますが、どのような環境にいても、仕事に集中しやすくするために工夫することはできます。それには身のまわりや振るまいに適切な調整を加えるだけで良いのです。

本記事では、仕事に集中するためにできる8つの工夫をご紹介します。

デスク周りのモノを片付けて集中する

デスク周りのモノを片付けるデスク周りのモノを片付ける

デスクの上がごちゃごちゃしていたりモノがたくさんあったりすると、気が散ってしまい、集中力の妨げとなります。

デスク周りをきちんと整理し、不要なものが目に入らないよう片付けましょう。引き出しや棚があれば、カバンや財布、お弁当やお菓子などの私物を見えないところへ収納しましょう。

携帯電話も例外ではありません。人はどこにいても1日平均35回〜74回も携帯電話をチェックしています。チェックするのは一瞬でも、集中力がとぎれる回数としてはとても多いのです。

目の前の仕事に本当に集中したいのなら、携帯電話は裏返しておきましょう。携帯電話でSNSなどをチェックするときは一定の間隔をあけるようにします。どうしても衝動をおさえられない人は、その日の主な仕事を完了するまで、どこかにしまっておきましょう。

または、タスクをひとつ完了したら、自分への小さなご褒美として携帯電話をチェックするようにすると良いでしょう。

パソコン画面をすっきりさせて集中する

パソコン画面をすっきりさせるパソコン画面をすっきりさせる

後で必要になるからと、複数のタブやウィンドウを開きっぱなしにするのは、多くの人がよくやっていることです。一見、効率的なようですがこれでは不要な通知が仕事の邪魔をします。

その日に使うからといって複数のプログラムを開いたままにしておくのは、あまりおすすめできません。作業中のタスクに必要なプログラムとウィンドウだけを開き、それ以外は閉じるのがベストでしょう。作業が終了するたびに、それまで使っていたウィンドウを閉じることを習慣づけましょう

タブについても同じことが言えます。多くの人がさまざまな理由をつけては、数えきれないほどのタブを開いたままにしています。やらなきゃいけないことのリマインダーに、後で読む記事をとっておきたいから、必要になる(かもしれない)情報にすぐアクセスできるように……。そのようなときは、次のようにしたほうが効率的でしょう。

  • やるべきことのリマインダーがほしい → ToDoリストを作成する。
  • 後で読む記事をとっておきたい → URLを保存する。
  • すぐアクセスできるようにしたい → ブックマークする。

パソコン画面がごちゃごちゃしている言い訳をするのはもうやめましょう。集中力の妨げとなるものを一掃すれば、楽に仕事に集中できるようになるでしょう。

ToDoリストで集中すべきタスクに優先順位をつける

ToDoリストで優先順位をつけるToDoリストで優先順位をつける

舞い込んでくるタスクに対応するために何度も仕事を中断していれば、集中力を維持するのは当然、難しくなります。新たなタスクが増えるたびに反応するのではなく、あなたのToDoリストやタスク管理ツールに加えて、優先順位をつけましょう。

タスクAがチーム全体がかかわる大きなプロジェクトを前進させるのに役立ち、タスクBが古くなったスプレッドシートを修正することであれば、どちらに先にとりくむべきでしょうか。もちろん、タスクAが正解です。

整理されたToDoリストがあれば、どの順序で作業にとりくむべきか選択しやすくなります。さらに、作業の進捗が把握しやすくなり、チームメンバーや顧客に正確なタスクの完了時期を伝えられるでしょう。

大きなタスクを小さく分割して集中する

大きなタスクを小さく分割する大きなタスクを小さく分割する

「プロジェクト管理について50ページのガイドを作成する」。たとえば、こんなタスクに取り組むとしたら、誰でも少しはひるんでしまうでしょう。

ToDoリストのこのタスクにチェックマークを入れることができないまま、何週間もすぎていきます。だんだん士気が下がり、集中力もそがれてしまうことでしょう。

それでは困るので、このタスクを分割して、日々完了できる小さなタスクに分けます。分割方法は、ページ数、セクション数、字数などによって、好きなように設定します。

日々取り組むToDoリストに、達成可能なタスクだけのせることがコツです。

なぜこの仕事をしているのか考える

なぜこの仕事をしているのか考えるなぜこの仕事をしているのか考える

タスクに取り組むとき、面倒で時間がかかる、または無意味であると考えていると、集中できなくなってしまうことがよくあります。

タスクに取り掛かる前に「なぜ」それをするのかを考えましょう。どのようなタスクでも、その裏側に隠れている、あなたにとって意味のある目的を見出しましょう。

たとえば、チームの足並みをそろえるのに役立ち、効率的なコラボレーションを促すかもしれません。または、顧客が製品への理解を深めるのを助けるかもしれません。それとも、チームのやる気を向上させるかもしれません。

どのような目的であれ、それが重要であるワケを自分自身に表明することが大切です。タスクがあなたにとって意味あるものになると、それに集中したいという思いも強くなるからです。

さらに「なぜ」という問いかけは、ToDoリストの優先順位付けにも役立ちます。もっとも影響の大きいタスク(最大の「なぜ」)は、いつでも最初に完了すべきものなのです。

メールチェックの時間を決める

メールチェックの時間を決めるメールチェックの時間を決める

メールが受信トレイに届くたびに開いて確認するのはやめましょう。おすすめなチェック方法としては、メールボックスを閉じたままにしておき、時間を決めて開くことです。

たとえば、メールチェックは、朝一番の大きな仕事を終えたあとに行いましょう。昼にまたチェックし、退社前にもう1度チェックします。

もちろん、職務によってははるかに頻繁にメールでやりとりすることが求められます。そうした職務以外で、数分・数時間内にメールを返すことが求められていないのなら、わざわざ急いで返信する必要はないでしょう。

通常、メールを受信後、4時間〜24時間以内の返信であれば、まったく問題ありません。メールに6時間以上未対応でいるのが気になる人は、メールチェックを5時間おきにするよう習慣づけましょう。

タイマーを使って脳を鍛える

タイマーを使って脳を鍛えるタイマーを使って脳を鍛える

これまでのヒントをすべて実践しても、集中力を長時間持続させるのは難しいと感じる人もいるでしょう。近年ではマルチタスクに慣れすぎている脳が、1つのことになかなか集中できなくても不思議ではありません。

毒になるテクノロジーiDisorder』の著者で心理学教授のラリー・ローゼン博士は、ビジネスインサイダーの記事で、人が3分〜5分以上気を散らさずに1つのタスクに集中することは困難である、と述べています。

この問題へのローゼン博士の解決策は、任意のタイミングではなく決められたスケジュールに反応するよう、脳を再トレーニングすることです。

この方法が自分に向いているかもしれないと思ったら、タイマーを使ってどれくらいの時間、1つのタスクに完全に集中できるか実践してみましょう。最初は15分間隔で1〜2週間試し、徐々に間隔を長くしていきます。15分に慣れたら20分、次に30分に挑戦しましょう。

休憩をとる

休憩をとる休憩をとる

誰でも8時間以上も長い時間を集中し続けることはできません。集中力を持続できる時間を15分から20分、そして30分へと伸ばしていくと同時に、脳をリセットするために1日を通して十分な休憩をとるように習慣づけましょう。

休憩には、オフィス周辺を散歩しましょう。外に出て新鮮な空気を吸うだけでも良いでしょう。それからコーヒーやお茶を入れなおしましょう。

仕事スペースから物理的に外に出なくてはいけないように、パソコン画面から離れてできることをしましょう。そして、休憩中は仕事について考えるのをやめましょう。頭の中で仕事を続けていては、本当の休憩とはいえません。 

決して抜かしてはいけない休憩といえば、ランチです。昼食を自分のデスクでとっていませんか?脳は30分〜60分デスクから離れて休むことを喜びます。しっかり休ませてあげましょう。

まとめ

生産性を上げるために集中力は欠かせませんが、同様に欠かせないのが、あなたの幸福感やチームメンバーとのつながりです。

仕事に集中するあまり、周囲の人たちから孤立しているように感じてしまってはいけません。デスクの隣人におはようといったり、チームリーダーに連休の感想を聞いたりしましょう。

1日を通してとる短い休憩時間を利用して、他の人と交流しましょう。就業日とはいえ積極的に楽しむことは大切です。生産性を上げるために努力していても、自分がロボットになったように感じる必要はまったくありません。

本記事もあなたの1日のうち、働いている時間を少しでも楽にするためのヒントとしてお役に立てたら幸いです。

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