会話効率アップ!福岡市役所がメールからTypetalkに移行した理由

福岡市総務企画局企画調整部の公式コミュニケーションツールにTypetalkが導入されています。「出張や移動時の会話や文書ファイルの送付にTypetalkを重宝している」と話す総務企画局企画調整部グローバルスタートアップ推進担当課のご担当者に、メールからTypetalk移行で実現した会話効率の変化をお伺いしました。

写真左から:
福岡市総務企画局企画調整部 国家戦略特区スタートアップ担当係長 井口弘二(いのくちこうじ)さん
福岡市総務企画局企画調整部 国家戦略特区スタートアップ担当 日浦大輔(ひうらだいすけ)さん

導入目的 チャットツールで情報を整理することでコミュニケーションの「時短」をしたい。市役所での導入のためセキュリティが保証された安全なチャットツールを希望
課題 メールは情報やファイルが乱立して、ミスコミュニケーションが起こりがち。海外出張先で情報を振り返るのに無駄な時間がかかる
効果 優れた検索性と可読性の高さで情報を整理。モバイルアプリの活用でコミュニケーションの時短を実現。セキュリティ要件もクリアー
業種 地方公共団体
Typetalkを利用している事業部 総務企画局企画調整部、コンテンツ振興課
利用しているヌーラボサービス Typetalk(50アカウント)

ー福岡市が取り組むスタートアップ支援について教えてください。

井口弘二さん(以下、井口):平成26年に国家戦略特区「グローバル創業・雇用創出特区」に選ばれた福岡市は、これまでにない新しい価値や製品、サービスを創り、グローバルなマーケットにチャレンジしていくことが実現できる「スタートアップ」の拠点となることで、雇用の創出や福岡市経済の活性化を図っています。

日浦大輔さん(以下、日浦):その中でも「海外展開を見据えた創業環境づくり」を目的としたグローバルスタートアップ推進事業を、総務企画局企画調整部で担当しています。

市内の起業家のグローバルマインド育成の取り組みから具体的なビジネスのアドバイスまで、幅広く活動しています。

ーグローバルスタートアップ推進事業ではどんな活動を行っているのでしょうか?

井口:「フクオカグローバルスタートアップセンター」という海外展開などに関する相談窓口を設置しているほか、市内のスタートアップの海外派遣研修「Global Challenge」の実施、国際ビジネスマッチングイベントの開催、海外スタートアップ拠点との連携などを行っています。

日浦:福岡市は、2018年9月時点で10カ国・地域14拠点の海外都市や創業支援施設と連携しています。

私たちは、こうしたネットワークを活用して、福岡に居ながら現地情報の取得や海外支援機関への相談を可能としているほか、海外のスタートアップイベントで「STARTUP CITY FUKUOKA」という名前でブースを借り上げ、市内スタートアップのブース出展を支援しています。

国家戦略特区スタートアップ担当 日浦大輔さん国家戦略特区スタートアップ担当 日浦大輔さん

STARTUP CITY FUKUOKAが海外イベントに出展する際のコミュニケーションはTypetalk

ーTypetalkはどのような場面でご活用されているのでしょうか?

日浦:海外でのイベントに関する調整ごとで主に利用しています。具体的に2つの用途で利用しています。1つ目は、福岡市として海外イベントに参加する際の関係資料の送付や調整で、2つ目は、 STARTUP CITY FUKUOKAとして海外イベントにブースを出展する際の内部連絡で活用しています。

井口:私たちの部署はどうしても移動や出張が多いので、場所を問わずに連絡ができるTypetalkのモバイルアプリを活用しています。

国家戦略特区スタートアップ担当係長 井口弘二さん国家戦略特区スタートアップ担当係長 井口弘二さん

ー移動や出張が多いとモバイルアプリが便利ですね。イベント参加時の資料の送付や確認もモバイルで行なっているのでしょうか?

日浦:はい。例えば、以前エストニアのスタートアップイベントに参加した際に、使用する資料の修正が直前に発生したんです。資料の修正にあたっては、現地ではなく市役所での作業を要する場合があります。市役所側で大急ぎで修正案を作って、Typetalkで現地のチームに送るといった作業をしました。

井口:他にも、出展リストやスケジュール表、イベント会場の地図なども送ることが多いです。広報のために使用する画像などもTypetalkで共有しています。メールを使うこともありますが、Typetalkは数タップで画像や資料を送付できるので格段に使いやすいと個人的には感じています。

関連ページ:Typetalkのデスクトップアプリ・モバイルアプリで会話効率をアップ!

ーなるほど。ちなみにSTARTUP CITY FUKUOKAのブース出展時の調整ではTypetalkをどのように使われているのでしょうか?

日浦:以前ヘルシンキで開催されたSlushに「STARTUP CITY FUKUOKA」がブース出展をしたのですが、現地にいる部隊と福岡にいる部隊とのコミュニケーション手段にTypetalkを活用しました。

井口:福岡市役所職員の間での連絡はTypetalkで、スタートアップなど外部との連絡はメールといった使い分けをしています。ただ、Typetalkを導入している企業であれば、Typetalkを使って積極的にコミュニケーションをとっていきたいと考えています。

フィンランドのヘルシンキで開催されたSlushにSTARTUP CITY FUKUOKAが出展したフィンランドのヘルシンキで開催されたSlushにSTARTUP CITY FUKUOKAが出展した

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コミュニケーションの「時短」に成功!メールからTypetalk切り替えの効果

ー外部との連絡はメールが多いのですね。ちなみにTypetalkをグローバルスタートアップ推進事業の公式コミュニケーションツールとして導入する前はどんな手段を使っていましたか?

日浦:以前はメールを使用していましたが、特に海外出張の際に、やりとりや必要な情報を探すのに時間がかかるなどの課題は感じていました。

井口:最適なコミュニケーション手段を探していたタイミングで、ちょうど平成29年度の福岡市トライアル優良商品にTypetalkが認定され、正式にグローバルスタートアップ推進事業で導入することが決まりました。

認定されたことで、セキュリティ面での厳しい審査もクリアーしていることが証明されたので、安心して利用しています。

ーきっかけは福岡市トライアル優良商品の認定だったのですね。使い勝手の面ではメールと比較していかがでしょうか?

日浦:情報整理という面で「時短」的な使い勝手の良さを実感しています。Typetalkは検索性が高いので「あの時送ったイベントの資料はどこにあるんだっけ?」という後からの検索がとてもしやすいんです。

井口:Typetalkはキーワード単位や日付単位、あとは添付ファイルの有無といったフィルターをかけて検索できるので、情報がすぐに出てくんですよね。

日浦:そうなんですよね。どこに何の情報があるかメールだとわかりづらいですし、あの時のファイルがと言われても、メールだとすぐに見つからない。加えて、特に海外だと時間も限られてしまう。

その点、Typetalkはあとからの振り返りや記録の管理がとてもしやすいですね。

Typetalkの魅力は「高い検索性」と語る井口さんTypetalkの魅力は「高い検索性」と語る井口さん

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ーTypetalkの検索性の高さがコミュニケーションの時短に貢献しているんですね。

井口:そうですね。検索性以外にも見た目や機能のデザインもコミュニケーションの時短につながっていると思います。例えば、Typetalkは@メンションや、ライン形式で会話を紐づけることができますよね。

メールは同じ件名で複数の話題が同時に展開され、会話が乱立してしまいがちですが、Typetalkは会話の混乱が生まれないように上手にデザインや機能が設計されていますよ。

日浦:まとめ機能も時短に貢献してます。点在している情報を1つに集約して、さらに担当者が認識しやすいようにラベリングできます。

例えば、「プレゼン資料まとめ」というまとめを作っているのですが、必要な情報が一箇所にまとまっていることで、海外にいるときに「この情報が大切」と円滑に認識を合わせられます。

Typetalkは@メンション、ライン型の会話、まとめ機能などデザインや機能が上手に設計されているTypetalkは@メンション、ライン型の会話、まとめ機能などデザインや機能が上手に設計されている

ーなるほど。Typetalkに切り替えたことでどんな効果を感じていますか?

井口:メールでは補いきれなかった、情報の可読性共有性が向上したと感じています。私たちの部署が社内外での調整やコミュニケーションをすることが多いので、Typetalkを導入して、ミスコミュニケーションといった課題が解決できたのはとてもプラスの効果だと感じています。

ー最後に今後のTypetalkの活用計画について教えて下さい。

井口:Typetalkを2017年9月に導入して1年が経ちましたが、グローバルスタートアップ推進事業でのTypetalk活用例を参考にして、市役所内でもうひとつTypetalkを使い始めた部署があります。コンテンツ振興課という部署なのですが、こうした他の横のつながりをどんどん増やしていきたいと思います。

日浦:また、現在ではTypetalkとメールの両立ですが、海外のイベント実施の時に関係スタートアップとのコミュニケーションもTypetalkに一元化できたら良いなと考えています。

 

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