メールの挨拶文と様付け禁止!ダーツライブがTypetalkで実現するベンダーコミュニケーションの最適化

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セガグループの株式会社ダーツライブでは、開発部門のコミュニケーションツールにTypetalkを導入しています。メールからビジネスチャットツールのTypetalkに移行したことで「社内の問い合わせ対応が3割効率化、社外ベンダーの問い合わせ回答の速度が最低1営業日から24時間以内になった」と語る同社に、導入の効果をお伺いしました。

■ プロフィール(※写真左から)

  • 開発本部クライアントユニット第二クライアントチーム 松本 雄二(まつもとゆうじ)
    ダーツライブサービスの関連ソフトウェア開発部門のメンバー。ソフトウェア、ダーツライブモバイルアプリ開発を担当
  • 開発本部クライアントユニット部長 秋山 尚之(あきやまたかゆき)
    ダーツライブサービスの関連ソフトウェア開発部門のリーダー。ダーツライブ3製品のプロジェクトマネジメントを担当
導入目的 社内の情報や暗黙知を可視化して、社内全体に共有することで、社内での問い合わや説明に費やす時間を削減したい
課題 ■ 社内:ツールの使い方に関するFAQが頻繁に発生。業務の支障になっている
■ 社外:最低1営業日はかかってしまうベンダーからの返答をもっと迅速にしたい
効果 ■ 社内:TypetalkでツールのFAQの説明のために費やしていた時間の3割を削減
■ 社外:メールの挨拶文を撤廃!最低1営業日から24時間以内の素早い応答を実現
業種 ハード・ソフトウェア開発(自社サービス)
Typetalkを利用している事業部  開発本部
利用しているヌーラボサービス TypetalkBacklog

122名の開発とベンダーのコミュニケーションをTypetalkに集約

――事業概要について教えてください。

秋山:セガグループである株式会社ダーツライブは、エレクトロニックダーツマシンの開発、運営をはじめとした、コミュニケーションを軸としたネットワークサービスの提供が主事業となっています。

現在は、 国内だけでなく世界19ヶ国、グループ会社7拠点で事業を展開しています。グローバルでは、305名の社員が在籍しており、そのうちの160名が国内の社員です。

私と松本は、ダーツライブサービスの関連ソフトウェア、モバイルアプリの開発をしています。開発メンバー同士のコミュニケーション、外部ベンダーとのコミュニケーション手段としてTypetalkを導入しており、現在122名が利用しています。また、開発ではプロジェクト管理ツール「Backlog」も利用しています。

ダーツライブが開発しているエレクトロニックダーツマシンダーツライブが開発しているエレクトロニックダーツマシン

ベンダーからの回答が最低1営業日から24時間以内に

――Typetalkを導入する前はどのような課題がありましたか?

松本:社内・社外での情報共有に課題がありました。以前はコミュニケーションにメールとSkypeを使っていたのですが、情報共有がうまくいかず、意思の疎通がうまくできないという問題がありました。

例えば「CCに入れている人以外には確認できないので、他のチームが何をしているのかお互いによくわかっていない」という具合です。メールやSkypeは、閉じられた場所でメッセージをやり取りするので、そこで生まれたナレッジを組織に共有するのも不便でした。例えば、派遣社員やプロジェクトに途中参加したメンバーに経緯を共有するといった場合ですね。

開発本部クライアントユニット第二クライアントチーム 松本 雄二さん開発本部クライアントユニット第二クライアントチーム 松本 雄二さん

――Typetalk導入による定量的な効果について教えてください。

松本:社内で頻繁に発生していた、業務ツールの使い方の説明などに費やしていた時間の3割は削減できたと感じます。

Typetalkでメッセージをやり取りすると、同じ内容をまとめて、#(ハッシュタグ)で管理することができるんです。このまとめ機能で業務ツールに関するFAQを整理したところ、口頭でツールの説明に時間を費やすことがなくなり、各自で解決できるようになりました。

まとめ機能を使って社内で導入しているツールのFAQや便利な使い方をチームに共有している社内で導入しているツールのFAQや便利な使い方をまとめ機能でチームに共有している

社外ベンダーとのコミュニケーションスピードについても改善されました。以前は、こちらからベンダーに質問をすると、返事をもらうまで最低でも1営業日はかかる、ということが頻繁に起きていました。現在は24時間以内には回答がもらえることが多くなり、スピーディなコミュニケーションができるようになりました。

メールの挨拶文と様付けを禁止!Typetalk移行で起きた変化

――Typetalk導入による定性的な効果について教えてください。

秋山:正直、私はメールでも遜色ないと思っていたのですが、実際にTypetalkを使ってみて、メールのようなかしこまったルールが実は社内外でのコミュニケーションで重荷になっていることを実感したんです。

例えば、メールは「挨拶文から始める」「様付けする」「敬語は当たり前」といったルールが多いですよね。

このルールが原因で「何か報告するときは報告書形式・丁寧に」という意識が生まれ、開発スタッフがダーツマシンを置いている店舗を視察した際に気が付いた点の共有がしづらかったり、 技術的な情報を共有したいときも「かしこまった文章を使わなければならない」というプレッシャーが生まれたりして、情報共有の意欲が下がっていました

開発本部クライアントユニット部長 秋山 尚之(あきやまたかゆき)開発本部クライアントユニット部長 秋山 尚之(あきやまたかゆき)

――メールからTypetalk移行でベンダーとのコミュニケーションに変化はありましたか?

秋山:ある社外ベンダーとのやり取りの際には「挨拶などは撤廃!」「様付け禁止」「ガチガチの敬語ではなく口語を使う」という試みをして、コミュニケーションの円滑化を図りました

おかげで気軽にコミュニケーションできる空気が生まれ、開発の方向性がズレていたり、進捗が遅れていたりする時に早急に確認できるようになりました。

Typetalkのようなチャットツールは、メールではできなかった気兼ねない会話を実現させ、社内外ともにコミュニケーションスピードが上がったと感じます。

Typetalkのモバイルアプリを使って外出先からコミュニケーションをすることも多いTypetalkのモバイルアプリを使って外出先からコミュニケーションをすることも多い

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プロジェクト管理ツールBacklogと連携でナレッジ共有を加速

――ちなみにBacklogとTypetalkはどのように使い分けているのでしょうか?

秋山:プロジェクト管理ツールのBacklogは進捗と課題管理、Wikiによる情報の蓄積と共有に活用しています。Typetalkは社内の雑談と情報共有、チームの情報伝達に使っています。

社外とのやり取りでは 、ベンダーとBacklogで課題管理をしつつ、プロジェクトの方向性がずれていると感じたり、課題の進捗が遅れたりしたときにTypetalkで「どうしました?」という声かけをしています。

――BacklogとTypetalkの連携機能の使い勝手はいかがですか?

松本:主に開発者内でツールの連携機能を使っているのですが、全体のタスクの進捗やナレッジ共有の更新の確認がしやすくなりました。

具体的な使い方としては、TypetalkにBacklogのプロジェクトと紐づく専用のトピックを作成して、Backlogの課題の更新を通知しています。時間があるときにトピックを眺めることで、Wikiの更新に気づいて中身を確認したり、開発部全体でどのような課題に取り組んでいるのかを俯瞰したりしています。

他にも、Typetalkで公式提供しているJenkinsのプラグインを使って、ビルド用のトピックにJenkinsのビルド状況を通知しています。自分のコミットエラーの確認にもなりますし、エラーを出しているメンバーの問題解決に積極的に協力する、ということもしています。

開発プロジェクトでのTypetalkとBacklogの連携機能の活用例について話す松本さん。開発プロジェクトでのTypetalkとBacklogの連携機能の活用例について話す松本さん

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――ダーツライブ様のような自社サービスを開発する企業にとってTypetalkはどのような存在ですか?

秋山:社内のコミュニケーションだけでなく、外部ベンダーとのコミュニケーションも頻繁に発生する弊社にとって、ベンダーと気軽に連絡・相談ができるような関係を構築することが大切です。

Typetalkのようなコミュニケーションのハードルを下げるビジネスチャットツールは、ベンダーとのミスコミュニケーションを減らします。Backlogと併用することで、タスク管理とコミュニケーションをシームレスにできるので、Backlogをすでに導入している企業でしたら、特に検討をお勧めできるチャットツールだと思います。

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