ビジネスシーンで活用の場が広がるチャットツール、皆さんはどのようにご利用ですか？
メールや電話の代わりに使用して職場の同僚との業務連携を容易にしたり、リモートワーク中のコミュニケーション不足を解消されている方が多いと思います。ヌーラボが提供するビジネスチャットツール、Typetalkもシンプルで使いやすいUIと、Backlogとの連携をはじめとしたさまざまな連携機能に好評をいただいています。
今回はそんなTypetalkを個人で使い、業務効率化をしているヌーラボ坂本の活用方法をご紹介します。
目次
ひとりTypetalkのはじめかた
「え？チャットツールをひとりで使うの？」と、感じる方が多いと思いますがTypetalkの基本機能を活用することで、日々行う個人レベルの軽微なタスクの管理、メモのデジタル化、情報の一元管理など、色んな事が効率化できるのでおすすめです。
はじめ方は簡単、「新しいトピックの作成」から任意のトピック名を指定して、自分以外のメンバーを招待しない個人専用のトピックを作成します。
これでもう、ひとりTypetalkの場所が出来上がりました。今後このトピックを頻繁に使うことを鑑み、まずはこのトピックを「上部にピン止め」します。ここからは、自分の業務タスクやメモを独り言のように書き込むだけです。
自分用の日報を投稿して軽微なタスクも漏れなく管理
まず最初におすすめしたいのは、「ひとり日報」です。
- 今日やらなければいけないこと
- 期日が迫っていること
を箇条書きにして投稿します。
1日の業務が終わったら、朝の日報を編集して今日完了できたことに任意の絵文字で完了マークをいれます。（私は✨を使用しています）
そして、翌日は前日の完了タスクを除いた内容を新しい日付と共に投稿するフローを繰り返します。毎日繰り返すことで、日々の業務に関する個人レベルの軽微なタスクの管理をもれなく行うことが可能になります。
この日報が真価を発揮するのが、月末や四半期などの振り返りです。期間の指定と完了タスクに付けた任意の絵文字で検索を行うことで簡単に完了した業務を一覧表示することができます。よくある毎月定型の業務報告がある方はぜひご活用ください。
まとめ機能は「いつかやりたいタスク」の管理に活用
ひとり日報を始めると、「今日やらなくてもいいけど、いつかのために備忘録として残しておきたいタスク」が出てきます。来月の会議でチームに提案したい、議論をしてみたい、意見を出してもらいたいこと。
また、時間があるときに読み込みたい専門誌の記事や同業他社のベストプラクティス。そんな時に便利なのが、Typetalkの「まとめ機能」です。
急ぎではないものの、しっかりと記録を残しておきたいタスクには「備忘録」というまとめタグを追加して残す癖付けをしています。ちょっと出先で思いついた施策等はスマホアプリからトピックに投稿、このタグをつけておけば後から見直すこともできます。
まとめタグ自体も検索が可能ですので、時間に余裕がある際にこの「備忘録まとめ」タグごとに見直す習慣をつけ、日報に反映する習慣づけも大切です。
Googleカレンダーから「今日の予定」を自動で投稿
「ひとり日報」と「まとめ備忘録」の運用が軌道に乗ったタイミングで、私個人は手書きのメモを廃止しました。仕事に使用する備品が減ったことでデスク周りはすっきりし、紙ベースの情報をうっかり落として情報漏洩するリスクも防ぐことができるようになりました。
さらにおすすめしたいのが、その日のミーティング等のスケジュールをリマインドしてくれるボット機能です。このひとりTypetalkのトピックにボット機能の設定をすることで利用が可能です。
自分で設定したメッセージではありますが、毎日元気な言葉と一緒にスケジュールをお知らせしてくれる嬉しいパーソナルアシスタントです。詳細な設定方法はこちらのブログをご覧ください。
Backlogとの併用で自分の仕事もチームのコラボレーションも効率化
「Backlogの会社なら、タスク管理は全部Backlogの課題でしてるんじゃないの？」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。確かに、チームで進めているタスクのほとんどはBacklogの課題を立てて管理をしています。
一方で、その課題起票の一歩手前のアイデアからつなぎになるのがTypetalkであると私は考えています。
「”そう言えばさぁ”を伝えあおう」というサービスメッセージにあらわされているように、ちょっとした思いつきや雑談から生まれたアイデアを、ある程度カタチになった段階で、実現に向けてBacklogの課題に登録するというのがよくあるパターンです。
個人トピックでひとりでつぶやいている分には関係ないのですが、Backlogのプロジェクト内の課題に登録してしまうと、プロジェクトに所属しているメンバー全員に公開になってしまいますので、まずは自分の中でしっかり吟味してから課題起票をしたいというときはTypetalkに一旦書き起こすようにしています。
また、Backlogの課題キーをチャット欄につぶやくと自動でプレビュー画面を表示してくれる連携機能がありますので、日報やまとめ備忘録に関連課題キーを追記すると更に効率がアップします。
もちろん、Typetalkでチームのみんなと話し合った会話のリンクを、Backlogの課題起票時に張り付けてプレビュー表示する参照機能もありますので、課題起票に至った背景を再度書き込む必要が無いのも便利なところです。
トピック説明欄にはよく使うリンクを集約
よく使う業務に関するオンラインクラウドサービスのURLや、定期的に業務報告をするためにアクセスをする業務ツールのリンク、BacklogのWikiのリンクは、「トピックの説明」欄に残しておくことで、すぐにアクセスすることが可能になります。ブラウザのお気に入りが混雑をしたり、アクセスの方法なども記載をしておくことで、情報を探す手間を省くことができます。
まとめ
今回は、個人の日報や備忘録としてTypetalk上にひとりトピックを作成し、活用する方法をご紹介しました。個人のアイデアやタスクに落とし込む前の微細な業務が、付箋やノートに散らばってしまっている…という方には是非お試しいただきたいと思います！